26.6 PCN-Compliance-Anforderungen
Rechtliche Grundlage
PCN-Compliance ist nicht optional—es ist eine gesetzliche Anforderung nach Luxemburgs Handelsgesetzbuch (Code de Commerce). Alle Unternehmen, die in Luxemburg tätig sind, müssen ihre Rechnungslegungsaufzeichnungen nach PCN-Standards führen.
Obligatorische Anforderungen
1. Verwendung der PCN-Kontenstruktur
Anforderung: Alle Unternehmen müssen ihre Konten nach den sieben PCN-Klassen (1-7) organisieren.
Compliance:
- Standard-PCN-Kontonummern für Hauptkonten verwenden
- Alle sieben Klassen in Ihrem Kontenplan aufrechterhalten
- Sicherstellen, dass Kontenklassifikationen PCN-Definitionen entsprechen
Nichteinhaltungsfolgen:
- RCS-Depot-Ablehnung
- Strafen der Steuerbehörden
- Audit-Komplikationen
- Schwierigkeiten bei der Finanzierungsbeschaffung
2. Jahresabschlussvorbereitung
Anforderung: Jahresabschlüsse müssen unter Verwendung von PCN-Kontenklassifikationen erstellt werden.
Compliance:
- Bilanzkonten aus Klassen 1-5
- Gewinn- und Verlustrechnungskonten aus Klassen 6-7
- Ordentliche Klassifikation aller Konten
- Konsistente Anwendung über alle Berichtsperioden
3. RCS-Depot-Compliance
Anforderung: Jährliche Konten, die beim RCS eingereicht werden, müssen PCN-Struktur verwenden.
Compliance:
- Bilanz nach PCN formatiert
- Gewinn- und Verlustrechnung unter Verwendung von PCN-Kontenklassifikationen
- Anmerkungen zu Jahresabschlüssen, die Kontenverwendung erklären
- Elektronisches Depot über eCDF-Plattform
Frist: 7 Monate nach Geschäftsjahresende
4. Steuerbehörden-Compliance
Anforderung: Steuererklärungen und unterstützende Dokumentation müssen PCN-Konten referenzieren.
Compliance:
- Körperschaftsteuererklärungen referenzieren PCN-Konten
- TVA-Erklärungen integrieren PCN-Struktur
- Unterstützende Zeitpläne verwenden PCN-Kontonummern
- Dokumentation für Steueraudits verfügbar
5. Audit-Bereitschaft
Anforderung: Rechnungslegungsaufzeichnungen müssen auditbereit und PCN-konform sein.
Compliance:
- Vollständige Kontenplandokumentation
- Alle Transaktionen ordnungsgemäß klassifiziert
- Unterstützende Dokumentation verfügbar
- Kontenabstimmungen regelmäßig durchgeführt
Compliance-Checkliste
Verwenden Sie diese Checkliste, um PCN-Compliance sicherzustellen:
- Kontenplan verwendet PCN 2020-Struktur
- Alle sieben Klassen (1-7) sind enthalten
- Hauptkontonummern folgen PCN-Standards
- Unterkonten sind ordnungsgemäß dokumentiert
- Jahresabschlüsse verwenden PCN-Klassifikationen
- RCS-Depot ist PCN-konform
- Steuererklärungen referenzieren PCN-Konten
- Buchhaltungssoftware ist PCN-konfiguriert
- Personal ist in PCN-Verwendung geschult
- Dokumentation wird aufrechterhalten und aktualisiert
Software-Compliance
Buchhaltungssoftware-Anforderungen
PCN-konforme Software:
- Muss PCN 2020-Kontenstruktur unterstützen
- Sollte vorkonfigurierten PCN-Kontenplan enthalten
- Muss PCN-konforme Jahresabschlüsse generieren
- Sollte eCDF- und FAIA-Integration unterstützen
Beliebte PCN-konforme Software:
- Sage BOB (Luxemburg-spezifisch)
- Odoo (mit Luxemburg-Lokalisierung)
- Andere Software mit PCN-Modulen
Software-Konfiguration
Erforderliche Einstellungen:
- PCN 2020-Kontenplan installiert
- Kontennummerierung folgt PCN-Struktur
- Jahresabschlussvorlagen verwenden PCN-Format
- TVA-Konten ordnungsgemäß konfiguriert (Klasse 4)
- Integration mit eCDF-Plattform
Dokumentationsanforderungen
Kontenplandokument
Erforderlicher Inhalt:
- Vollständige Liste verwendeter Konten
- Kontenbeschreibungen und Zwecke
- Erklärungen benutzerdefinierter Konten
- Unterkontenstruktur
- Kontenzuordnung für gängige Transaktionen
Rechnungslegungshandbuch
Erforderlicher Inhalt:
- PCN-Compliance-Verfahren
- Transaktionsklassifikationsrichtlinien
- Kontenverwendungsanweisungen
- Berichterstattungsverfahren
- Software-Konfigurationsdetails
Regelmäßige Compliance-Überprüfungen
Monatliche Überprüfungen
- Überprüfen, dass alle Transaktionen PCN-Konten verwenden
- Überprüfen, dass Kontenklassifikationen korrekt sind
- Unterkontenverwendung überprüfen
- Sicherstellen, dass TVA-Konten ordnungsgemäß verwendet werden
Quartalsüberprüfungen
- Jahresabschlussvorbereitung überprüfen
- Kontenabstimmungen verifizieren
- Compliance mit Berichterstattungsanforderungen überprüfen
- Dokumentation nach Bedarf aktualisieren
Jährliche Überprüfungen
- Umfassende Kontenplanüberprüfung
- RCS-Depot-Compliance verifizieren
- Steuererklärungsvorbereitung überprüfen
- Rechnungslegungshandbuch aktualisieren
- Personal über Änderungen schulen
Häufige Compliance-Probleme
Problem 1: Fehlende Kontenklassen
Problem: Nicht alle sieben PCN-Klassen verwenden
Lösung: Sicherstellen, dass alle Klassen in Ihrem Kontenplan sind, auch wenn einige Konten bei null bleiben
Problem 2: Falsche Kontenklassifikationen
Problem: Falsche PCN-Konten für Transaktionen verwenden
Lösung: Transaktionszuordnung überprüfen, Personal schulen, Verfahren aktualisieren
Problem 3: Nicht-PCN-Kontonummern
Problem: Konten außerhalb PCN-Struktur erstellen
Lösung: Nicht-PCN-Konten entfernen, Transaktionen zu PCN-Konten umklassifizieren
Problem 4: Inkonsistente Anwendung
Problem: Verschiedene Kontenstrukturen über Perioden verwenden
Lösung: Kontenverwendung standardisieren, Verfahren dokumentieren, Personal schulen
Luxemburg-Compliance-Hinweis
PCN-Compliance wird überwacht von:
- RCS: Überprüft jährliche Kontendepots
- Steuerbehörden (ACD): Überprüft Steuererklärungen und unterstützende Dokumentation
- Prüfer: Verifiziert Compliance während gesetzlicher Audits
- Banken: Können PCN-konforme Jahresabschlüsse für Finanzierung erfordern
Nichteinhaltung kann führen zu:
- Geldstrafen und Strafen
- Depot-Ablehnungen
- Audit-Komplikationen
- Schwierigkeiten bei der Finanzierungsbeschaffung
- Rechtlichen Konsequenzen
Nachdenken
Sophies Bäckerei arbeitet seit zwei Jahren. Während eines Audits entdeckt der Prüfer, dass einige Transaktionen unter Verwendung von Nicht-PCN-Kontonummern erfasst wurden. Welche Schritte sollte Sophie unternehmen, um dieses Problem zu korrigieren und zukünftige Compliance sicherzustellen?
Konzepte in der Praxis
Compliance-Audit-Beispiel
Während eines jährlichen Audits wurde festgestellt, dass Le Petit Bistro hatte:
-
Problem: Einige Aufwandskonten folgten nicht PCN-Struktur
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Auswirkung: Jahresabschlüsse konnten nicht ordnungsgemäß abgestimmt werden
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Lösung:
- Alle Transaktionen zu PCN-Konten umklassifiziert
- Kontenplan aktualisiert
- Personal über ordnungsgemäße Kontenverwendung geschult
- Monatliche Compliance-Überprüfungen implementiert
-
Ergebnis: Vollständige Compliance erreicht, Audit erfolgreich abgeschlossen
Regelmäßige Compliance-Überprüfungen verhindern solche Probleme und gewährleisten reibungslose Operationen.