34.6 Verbindlichkeitskontrollen
Überblick
Verbindlichkeitskontrollen stellen sicher, dass Zahlungen nur für gültige Verpflichtungen geleistet werden, verhindern Doppelzahlungen und gewährleisten genaue Aufzeichnung. Effektive Kontrollen schützen vor Betrug und Fehlern im Zahlungsprozess.
Einkaufskontrollen
Einkaufsgenehmigung
Genehmigungsverfahren:
- Bestellungen für bedeutende Einkäufe erforderlich
- Genehmigungsgrenzen festlegen
- Eigentümergenehmigung für große Einkäufe
- Genehmigungen dokumentieren
- Einkaufsanfragen überprüfen
Bestellungskontrollen
Bestellungskontrollen:
- Vornummerierte Bestellungen verwenden
- Bestellungen für bedeutende Einkäufe erforderlich
- Bestellungen mit Rechnungen abgleichen
- Bestellungen verfolgen
- Abgeschlossene Bestellungen schließen
Rechnungsverarbeitungskontrollen
Rechnungsempfang
Rechnungsempfangsverfahren:
- Rechnungsempfang zentralisieren
- Rechnungen datieren
- Rechnungsgenauigkeit verifizieren
- Rechnungen mit Bestellungen abgleichen
- Empfang von Waren/Dienstleistungen verifizieren
Rechnungsgenehmigung
Genehmigungsverfahren:
- Genehmigung vor Zahlung erforderlich
- Empfang von Waren/Dienstleistungen verifizieren
- Preise und Mengen prüfen
- Berechnungen verifizieren
- Eigentümergenehmigung für bedeutende Beträge
Zahlungskontrollen
Zahlungsgenehmigung
Zahlungsgenehmigung:
- Zahlungen nur für genehmigte Rechnungen autorisieren
- Zahlungsbeträge verifizieren
- Zahlungsbedingungen prüfen
- Doppelzahlungen verhindern
- Eigentümergenehmigung für bedeutende Zahlungen
Zahlungsverarbeitung
Zahlungsverfahren:
- Schecks oder elektronische Zahlungen verwenden
- Vornummerierte Schecks
- Zahlungen mit Rechnungen abgleichen
- Bezahlte Rechnungen stornieren
- Sichere Scheckaufbewahrung
Lieferantenkontrollen
Lieferantenverwaltung
Lieferantenkontrollen:
- Lieferantenstammdatei aufrechterhalten
- Lieferanteninformationen verifizieren
- Neue Lieferanten genehmigen
- Lieferantenauszüge überprüfen
- Lieferantenbeziehungen überwachen
Lieferantenauszugsabstimmung
Abstimmung:
- Lieferantenauszüge regelmäßig abstimmen
- Abweichungen untersuchen
- Alle Rechnungen verifizieren
- Zahlungsstatus bestätigen
- Abstimmung dokumentieren
Luxemburg Compliance-Hinweis
Wichtige Anforderungen:
- Zahlungsgenauigkeit: Muss nur gültige Verpflichtungen zahlen
- TVA-Handhabung: Muss Vorsteuer korrekt handhaben
- Dokumentation: Muss Zahlungsdokumentation aufrechterhalten
- Genehmigung: Sollte Genehmigung für Zahlungen erforderlich sein
- Abstimmung: Sollte Lieferantenauszüge abstimmen
Häufige Probleme:
- Doppelzahlungen: Rechnungen zweimal zahlen
- Nicht autorisierte Zahlungen: Zahlungen ohne Genehmigung
- Rechnungsfehler: Rechnungsfehler nicht erkennen
- Keine Abstimmung: Lieferantenauszüge nicht abstimmen
- Schlechte Dokumentation: Unzureichende Zahlungsdokumentation