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34.6 Contrôles des comptes fournisseurs

Vue d'ensemble​

Les contrôles des comptes fournisseurs assurent que les paiements sont effectués uniquement pour des obligations valides, préviennent les paiements en double et assurent un enregistrement précis. Des contrôles efficaces protègent contre la fraude et les erreurs dans le processus de paiement.

Contrôles d'achat​

Autorisation d'achat​

Procédures d'autorisation :

  • Exiger des bons de commande pour les achats significatifs
  • Définir des limites d'approbation
  • Approbation du propriétaire pour les gros achats
  • Documenter les autorisations
  • Examiner les demandes d'achat

Contrôles des bons de commande​

Contrôles des bons de commande :

  • Utiliser des bons de commande pré-numérotés
  • Exiger des bons de commande pour les achats significatifs
  • Faire correspondre les bons de commande aux factures
  • Suivre les bons de commande
  • Fermer les bons de commande complétés

Contrôles de traitement des factures​

Réception des factures​

Procédures de réception des factures :

  • Centraliser la réception des factures
  • Tamponner les factures avec la date
  • Vérifier l'exactitude des factures
  • Faire correspondre les factures aux bons de commande
  • Vérifier la réception des biens/services

Approbation des factures​

Procédures d'approbation :

  • Exiger une approbation avant paiement
  • Vérifier que les biens/services ont été reçus
  • Vérifier les prix et quantités
  • Vérifier les calculs
  • Approbation du propriétaire pour les montants significatifs

Contrôles de paiement​

Autorisation de paiement​

Autorisation de paiement :

  • Autoriser les paiements uniquement pour les factures approuvées
  • Vérifier les montants de paiement
  • Vérifier les conditions de paiement
  • Prévenir les paiements en double
  • Approbation du propriétaire pour les paiements significatifs

Traitement des paiements​

Procédures de paiement :

  • Utiliser des chèques ou des paiements électroniques
  • Chèques pré-numérotés
  • Faire correspondre les paiements aux factures
  • Annuler les factures payées
  • Stockage sécurisé des chèques

Contrôles des fournisseurs​

Gestion des fournisseurs​

Contrôles des fournisseurs :

  • Maintenir un fichier maître des fournisseurs
  • Vérifier les informations des fournisseurs
  • Approuver les nouveaux fournisseurs
  • Examiner les relevés des fournisseurs
  • Surveiller les relations avec les fournisseurs

Réconciliation des relevés fournisseurs​

Réconciliation :

  • Réconcilier les relevés des fournisseurs régulièrement
  • Enquêter sur les écarts
  • Vérifier que toutes les factures ont été reçues
  • Confirmer le statut de paiement
  • Documenter la réconciliation

Note de conformité Luxembourg​

Exigences importantes :

  • Exactitude des paiements : Doit payer uniquement les obligations valides
  • Gestion TVA : Doit gérer la TVA d'entrée correctement
  • Documentation : Doit maintenir la documentation des paiements
  • Approbation : Devrait exiger une approbation pour les paiements
  • Réconciliation : Devrait réconcilier les relevés des fournisseurs

Problèmes courants :

  • Paiements en double : Payer les factures deux fois
  • Paiements non autorisés : Paiements sans approbation
  • Erreurs de facturation : Ne pas détecter les erreurs de facturation
  • Pas de réconciliation : Ne pas réconcilier les relevés des fournisseurs
  • Documentation insuffisante : Documentation des paiements inadéquate