34.3 Contrôles de trésorerie
Vue d'ensemble
Les contrôles de trésorerie sont critiques car la trésorerie est l'actif le plus liquide et le plus vulnérable au vol. Des contrôles de trésorerie efficaces protègent la trésorerie, assurent un enregistrement précis et préviennent la fraude. Comprendre les procédures de contrôle de trésorerie est essentiel pour toutes les entreprises.
Contrôles des encaissements
Procédures d'encaissement
Procédures :
- Enregistrer tous les encaissements immédiatement
- Émettre des reçus pour tous les encaissements
- Utiliser des reçus pré-numérotés
- Déposer la trésorerie quotidiennement
- Réconcilier les encaissements aux dépôts
Contrôles physiques
Contrôles physiques :
- Stockage sécurisé de la trésorerie (coffre-fort, tiroir verrouillé)
- Accès limité à la trésorerie
- Contrôles de caisse enregistreuse
- Comptages quotidiens de trésorerie
- Comptages surprises de trésorerie
Contrôles des décaissements
Autorisation
Procédures d'autorisation :
- Exiger une approbation pour les paiements
- Définir des limites d'approbation
- Approbation du propriétaire pour les montants significatifs
- Documenter les approbations
- Examiner les demandes de paiement
Procédures de paiement
Procédures de paiement :
- Utiliser des chèques ou des paiements électroniques (pas de trésorerie si possible)
- Chèques pré-numérotés
- Exiger une documentation justificative
- Faire correspondre les factures aux paiements
- Annuler les factures payées
Réconciliation bancaire
Processus de réconciliation
Réconciliation mensuelle :
- Comparer le relevé bancaire aux enregistrements
- Identifier les différences
- Enquêter sur les écarts
- Ajuster les enregistrements
- Documenter la réconciliation
Contrôles de réconciliation
Contrôles :
- Réconcilier mensuellement (minimum)
- Le propriétaire ou une personne indépendante réconcilie
- Examiner la réconciliation
- Enquêter sur tous les écarts
- Documenter la réconciliation
Contrôles de caisse
Fonds de caisse
Procédures de caisse :
- Établir un fonds de caisse fixe
- Désigner un gardien
- Exiger des reçus pour tous les décaissements
- Réapprovisionner le fonds périodiquement
- Réconcilier la caisse régulièrement
Contrôles
Contrôles de caisse :
- Limiter la taille du fonds
- Exiger des reçus
- Comptages surprises
- Réconcilier régulièrement
- Examiner les décaissements
Note de conformité Luxembourg
Exigences importantes :
- Gestion de la trésorerie : Doit gérer la trésorerie de manière sécurisée
- Tenue de registres : Doit enregistrer toutes les transactions de trésorerie
- Réconciliation : Doit réconcilier les comptes bancaires
- Documentation : Doit maintenir la documentation
- Examen : Le propriétaire devrait examiner les contrôles de trésorerie
Problèmes courants :
- Contrôles inadéquats : Contrôles de trésorerie insuffisants
- Pas de réconciliation : Ne pas réconcilier les comptes bancaires
- Vol de trésorerie : Trésorerie vulnérable au vol
- Erreurs d'enregistrement : Erreurs dans l'enregistrement de la trésorerie
- Manque de supervision : Supervision du propriétaire insuffisante