4.1 Expliquer les concepts et lignes directrices affectant les écritures d'ajustement
Pourquoi les écritures d'ajustement sont nécessaires
Les écritures d'ajustement sont des écritures de journal effectuées à la fin d'une période comptable pour mettre à jour les comptes avant la préparation des états financiers. Elles garantissent que les revenus et les dépenses sont enregistrés dans la bonne période selon la base de la comptabilité d'exercice.
Le besoin d'ajustements
Figure 4.1: Types of Adjusting Entries
Adjusting Entries
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Accruals Deferrals Other
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Accrued Accrued Prepaid Unearned Depreciation Provisions
Produits Expense Expense Produits
Texte alternatif : Diagram showing the three main categories of adjusting entries: Accruals (Accrued Produits, Accrued Expense), Deferrals (Prepaid Expense, Unearned Produits), and Other (Depreciation, Provisions), demonstrating the classification of different types of adjusting entries.
La plupart des transactions commerciales sont enregistrées lorsqu'elles se produisent. Cependant, certains événements qui affectent l'entreprise ne sont pas capturés par les transactions régulières :
Exemples :
- Le temps passe (amortissement, expiration du loyer, régularisation des intérêts)
- Des services sont fournis mais pas encore facturés (revenus à recevoir)
- Des dépenses sont engagées mais pas encore payées (dépenses à payer)
- L'argent est reçu avant que les services ne soient fournis (revenus non gagnés)
- Les dépenses sont payées avant d'être engagées (dépenses payées d'avance)
Ces situations nécessitent des écritures d'ajustement pour garantir un reporting financier précis.
Comptabilité d'exercice vs. Comptabilité de caisse
Comptabilité d'exercice (Requis au Luxembourg) :
- Revenus enregistrés lorsqu'ils sont gagnés (et non lorsque l'argent est reçu)
- Dépenses enregistrées lorsqu'elles sont engagées (et non lorsque l'argent est payé)
- Nécessite des écritures d'ajustement
Comptabilité de caisse (Généralement non autorisée au Luxembourg) :
- Revenus enregistrés lorsque l'argent est reçu
- Dépenses enregistrées lorsque l'argent est payé
- Aucune écriture d'ajustement nécessaire (mais non conforme au PCN)
Exigence luxembourgeoise : Toutes les entreprises soumises au PCN doivent utiliser la comptabilité d'exercice, ce qui nécessite des écritures d'ajustement.
Le concept de période
Le concept de période (également appelé hypothèse de périodicité) divise les activités commerciales en périodes spécifiques à des fins de reporting (mois, trimestres, années).
Implications :
- Les états financiers couvrent des périodes spécifiques
- Les revenus et les dépenses doivent être associés à la bonne période
- Les écritures d'ajustement allouent les revenus et les dépenses à la bonne période
Exemple : Le restaurant de Marie prépare des états financiers mensuels. Les écritures d'ajustement garantissent que les dépenses de novembre sont enregistrées en novembre, même si elles sont payées en décembre.
Le principe de correspondance
Le principe de correspondance exige que les dépenses soient enregistrées dans la même période que les revenus qu'elles ont aidé à générer.
Pourquoi c'est important :
- Fournit une mesure précise de la rentabilité
- Montre la vraie performance pour chaque période
- Requis pour des états financiers précis
Exemple : Marie achète des ingrédients en novembre qui sont utilisés pour préparer des repas vendus en novembre. Le coût doit être enregistré comme une dépense en novembre, correspondant aux revenus de ces repas.
Principe de reconnaissance des revenus
Le principe de reconnaissance des revenus exige que les revenus soient enregistrés lorsqu'ils sont gagnés, et non nécessairement lorsque l'argent est reçu.
Pourquoi c'est important :
- Reflète avec précision la performance
- Fait correspondre les revenus à la période où ils ont été gagnés
- Requis pour la comptabilité d'exercice
Exemple : Marie fournit des services de traiteur en novembre mais ne reçoit le paiement qu'en décembre. Les revenus doivent être enregistrés en novembre lorsque le service a été fourni.
Quand les écritures d'ajustement sont effectuées
Les écritures d'ajustement sont effectuées :
- À la fin de chaque période comptable (mensuelle, trimestrielle ou annuelle)
- Après que toutes les transactions régulières sont enregistrées
- Avant que les états financiers ne soient préparés
Chronologie :
- Enregistrer toutes les transactions régulières pour la période
- Préparer la balance avant ajustement
- Effectuer les écritures d'ajustement
- Préparer la balance après ajustement
- Préparer les états financiers
Caractéristiques des écritures d'ajustement
Caractéristiques clés :
- Impliquent toujours au moins un compte de résultat (revenu ou dépense)
- Impliquent toujours au moins un compte de bilan (actif ou passif)
- N'impliquent jamais de trésorerie (les transactions de trésorerie sont enregistrées comme transactions régulières)
- Effectuées en fin de période (pas pendant la période)
Pourquoi pas de trésorerie ? Les écritures d'ajustement allouent les revenus et les dépenses aux périodes. Les transactions de trésorerie sont déjà enregistrées. Les écritures d'ajustement mettent à jour les comptes pour refléter la base d'exercice.
Note de conformité luxembourgeoise
Au Luxembourg, les écritures d'ajustement doivent :
- Suivre la comptabilité d'exercice (requis par le PCN)
- Utiliser les classifications de comptes PCN appropriées
- Être étayées par des calculs et une documentation
- Être effectuées avant le dépôt des états financiers auprès du RCS
- Être conservées pendant 10 ans (dans le cadre des registres comptables)
Réfléchissez-y
Pourquoi les écritures d'ajustement sont-elles nécessaires même si toutes les transactions de trésorerie ont été correctement enregistrées ? Donnez un exemple d'une situation qui nécessiterait une écriture d'ajustement même si aucun argent n'a changé de mains.