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7.8 Exigences de facturation numérique et caisses enregistreuses fiscales

Facturation numérique au Luxembourg​

La facturation numérique (également appelée e-facturation) fait référence aux factures émises, transmises et reçues au format électronique.

Exigences luxembourgeoises :

  • Les factures numériques sont acceptées et souvent préférées
  • Doivent répondre à certaines exigences de format et de contenu
  • Doivent être stockées électroniquement
  • Doivent être accessibles pour les audits

Formats de factures numériques​

Formats acceptés :

  • PDF : Le plus courant, doit être lisible
  • XML : Format structuré, préféré pour le traitement automatisé
  • UBL : Universal Business Language (basé sur XML)
  • Peppol : Réseau pan-européen de passation de marchés publics en ligne

Exigences :

  • Doit contenir toutes les informations requises
  • Doit être lisible et accessible
  • Doit être stocké pendant 10 ans
  • Doit être vérifiable

Contenu des factures numériques​

Informations requises :

  • Numéro et date de facture
  • Informations fournisseur (nom, adresse, numéro de TVA)
  • Informations client
  • Description des biens/services
  • Quantités et prix
  • Taux et montants de TVA
  • Montants totaux
  • Conditions de paiement

Spécifique au Luxembourg :

  • Doit inclure les numéros de TVA
  • Doit afficher clairement les taux de TVA
  • Doit se conformer aux règles de TVA
  • Doit être dans l'une des trois langues (FR, DE, EN)

Caisses enregistreuses fiscales​

Qu'est-ce que les caisses enregistreuses fiscales ?

Les caisses enregistreuses fiscales sont des caisses enregistreuses qui répondent à des exigences techniques et légales spécifiques pour l'enregistrement des transactions de vente.

Objectif :

  • Assurer un enregistrement précis des ventes
  • Prévenir l'évasion fiscale
  • Fournir une traçabilité
  • Soutenir la conformité TVA

Exigences des caisses enregistreuses fiscales au Luxembourg​

Qui doit utiliser les caisses enregistreuses fiscales :

  • Restaurants et cafés
  • Magasins de détail
  • Entreprises avec ventes au comptant
  • Secteurs spécifiques selon les exigences

Exigences :

  • Doit être certifié/approuvé
  • Doit enregistrer toutes les transactions
  • Doit émettre des reçus
  • Doit maintenir une traçabilité
  • Doit être inviolable
  • Doit s'intégrer avec les systèmes comptables

Fonctionnalités :

  • Enregistrement des transactions
  • Impression de reçus
  • Calcul de la TVA
  • Résumés quotidiens/mensuels
  • Capacité d'export de données
  • Intégration avec les systèmes POS

Intégration avec les systèmes comptables​

Intégration point de vente (POS) :

  • Les systèmes POS se connectent aux logiciels comptables
  • Ventes enregistrées automatiquement
  • Inventaire mis à jour
  • TVA calculée
  • Rapports générés

Exemple : Intégration POS restaurant

Flux :

  1. Le serveur saisit la commande dans le POS
  2. Le POS calcule les totaux et la TVA
  3. Le client paie (espèces, carte, etc.)
  4. Le POS enregistre la transaction
  5. Les données exportées vers le système comptable
  6. Le système comptable enregistre :
    • Revenus de ventes
    • TVA à payer
    • Coût des marchandises vendues
    • Réduction des stocks
    • Augmentation espèces/banque

Avantages :

  • Enregistrement automatique
  • Erreurs réduites
  • Données en temps réel
  • Meilleur contrôle
  • Rapprochement plus facile

Note de conformité Luxembourg​

Facturation numérique :

  • Les factures numériques sont acceptées
  • Doit répondre aux exigences de format
  • Doit être stocké pendant 10 ans
  • Doit être accessible pour les audits
  • Doit se conformer aux règles de TVA

Caisses enregistreuses fiscales :

  • Requises pour certaines entreprises
  • Doit être certifié/approuvé
  • Doit maintenir une traçabilité
  • Doit s'intégrer avec la comptabilité
  • Doit soutenir la conformité TVA

Meilleures pratiques​

Facturation numérique :

  • Utiliser des formats standard (PDF, XML)
  • Inclure toutes les informations requises
  • Stocker en toute sécurité
  • Sauvegarder régulièrement
  • Tester avant la mise en œuvre

Caisses enregistreuses fiscales :

  • Utiliser des systèmes certifiés
  • S'intégrer avec la comptabilité
  • Maintenance régulière
  • Formation du personnel
  • Rapprochement régulier

Réfléchissez-y​

Comment les caisses enregistreuses fiscales et la facturation numérique soutiennent-elles la conformité aux exigences de TVA du Luxembourg ? Quels sont les avantages de l'intégration de ces systèmes avec les logiciels comptables ?