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30.5 Plateforme eCDF : Soumission électronique

Vue d'ensemble​

La plateforme eCDF (Electronic Corporate Documents Filing) est le système de dépôt électronique obligatoire du Luxembourg pour les comptes annuels et autres documents d'entreprise. Toutes les sociétés doivent déposer leurs comptes annuels électroniquement via eCDF, remplaçant le système de dépôt papier précédent.

Fonctionnalités de la plateforme eCDF​

Système de dépôt électronique​

eCDF fournit :

  • Dépôt électronique sécurisé des comptes annuels
  • Intégration avec le RCS (Registre de Commerce et des Sociétés)
  • Capacités de signature numérique
  • Gestion de documents
  • Historique et suivi des dépôts

Dépôt électronique obligatoire​

Article 30 de la Loi Comptable exige le dépôt électronique des comptes annuels via la plateforme eCDF.

Exceptions : Des exceptions très limitées peuvent s'appliquer dans des circonstances spécifiques, mais le dépôt électronique est l'exigence standard.

Inscription et accès eCDF​

Exigences d'inscription​

Pour utiliser eCDF, les sociétés doivent :

  1. S'inscrire à la plateforme eCDF
  2. Obtenir des certificats numériques pour l'authentification
  3. Configurer les utilisateurs autorisés
  4. Compléter le processus d'inscription

Méthodes d'accès​

Options d'accès :

  • Accès direct : Via le portail eCDF avec certificat numérique
  • Représentant autorisé : Via comptable ou conseiller juridique
  • Intégration logicielle : Via logiciel comptable avec intégration eCDF

Processus de dépôt via eCDF​

Étape 1 : Préparer les documents​

Documents requis :

  • Bilan (au format requis)
  • Compte de résultats (au format requis)
  • Annexes (au format requis)
  • Rapport d'audit (si applicable)
  • Rapport de gestion (si applicable)

Étape 2 : Formater les documents​

Formats de fichiers :

  • Format XML : Format préféré pour les données structurées
  • Format PDF : Pour les documents justificatifs
  • Format Excel : Pour certains documents complémentaires

Exigences de format :

  • Doit être conforme aux spécifications techniques eCDF
  • Doit être validé avant la soumission
  • Doit inclure les métadonnées requises

Étape 3 : Télécharger et valider​

Processus de téléchargement :

  1. Se connecter à la plateforme eCDF
  2. Sélectionner le type de dépôt (comptes annuels)
  3. Télécharger les documents
  4. Valider le format et le contenu
  5. Examiner les documents téléchargés

Validation :

  • Le système valide le format de fichier
  • Le système valide les champs requis
  • Le système vérifie l'exhaustivité
  • Les erreurs doivent être corrigées avant la soumission

Étape 4 : Signature numérique​

Signature numérique :

  • Les documents doivent être signés numériquement
  • La signature confirme l'authenticité
  • La signature engage la société au dépôt

Étape 5 : Soumettre et confirmer​

Soumission :

  1. Examiner tous les documents téléchargés
  2. Appliquer la signature numérique
  3. Soumettre le dépôt
  4. Recevoir la confirmation
  5. Sauvegarder la confirmation pour les dossiers

Exigences techniques eCDF​

Spécifications de format de fichier​

Format XML :

  • Doit suivre le schéma XML eCDF
  • Doit inclure tous les éléments requis
  • Doit valider contre le schéma

Format PDF :

  • Doit être un PDF consultable
  • Doit inclure des métadonnées appropriées
  • Doit être correctement formaté

Exigences de certificat numérique​

Certificats :

  • Doit être émis par une autorité de certification reconnue
  • Doit être valide et non expiré
  • Doit être correctement installé

Avantages du dépôt électronique​

Efficacité​

Avantages :

  • Traitement plus rapide
  • Confirmation immédiate
  • Réduction de la paperasserie
  • Validation automatisée

Exactitude​

Avantages :

  • La validation de format prévient les erreurs
  • Champs requis imposés
  • Vérifications de cohérence
  • Réduction des erreurs manuelles

Accessibilité​

Avantages :

  • Accès 24/7 à la plateforme
  • Historique de dépôt en ligne
  • Récupération facile des documents
  • Accès public aux comptes déposés

Note de conformité Luxembourg​

Exigences critiques :

  • Dépôt électronique obligatoire : Doit déposer via eCDF
  • Signature numérique : Les documents doivent être signés numériquement
  • Conformité de format : Doit suivre les spécifications techniques eCDF
  • Dépôt en temps opportun : Doit respecter le délai de 7 mois
  • Conservation des dossiers : Conserver la confirmation du dépôt

Problèmes courants :

  • Problèmes techniques : Problèmes d'accès ou de téléchargement de la plateforme
  • Erreurs de format : Documents non au format requis
  • Problèmes de certificat : Problèmes de certificat numérique
  • Échecs de validation : Documents ne passant pas la validation
  • Documents manquants : Ne pas inclure tous les documents requis