31.7 Compliance-Best-Practices
Überblick
Compliance-Best-Practices helfen, kontinuierliche digitale Compliance sicherzustellen und Probleme zu vermeiden. Die Umsetzung von Best Practices von Anfang an macht Compliance einfacher, reduziert Fehler und bereitet Ihr Unternehmen auf zukünftige Anforderungen vor.
E-Rechnungs-Best-Practices
Format-Compliance
Best Practices:
- Standardisierte Formate verwenden (UBL, Peppol)
- Rechnungen vor Versand validieren
- Sicherstellen, dass alle erforderlichen Felder enthalten sind
- Format-Konsistenz aufrechterhalten
- Format-Dokumentation aufbewahren
Authentizität und Integrität
Best Practices:
- Digitale Signaturen verwenden
- Sichere Übertragung implementieren
- Prüfpfade aufrechterhalten
- Rechnungen sicher speichern
- Empfängerannahme verifizieren
Speicherung und Aufbewahrung
Best Practices:
- E-Rechnungen in zugänglichem Format speichern
- Backup-Verfahren implementieren
- 10-Jahres-Aufbewahrung aufrechterhalten
- Speicherung systematisch organisieren
- Abrufverfahren testen
Fiskalische Kassensystem-Best-Practices
Ausrüstungsverwaltung
Best Practices:
- Nur zertifizierte Ausrüstung verwenden
- Ausrüstung ordnungsgemäß warten
- Software regelmäßig aktualisieren
- Personal ordnungsgemäß schulen
- Wartungsaufzeichnungen aufbewahren
Transaktionsaufzeichnung
Best Practices:
- Alle Transaktionen aufzeichnen
- Belegdruck verifizieren
- Tägliche Berichte prüfen
- Regelmäßig abstimmen
- Auf Fehler überwachen
Datenverwaltung
Best Practices:
- Daten regelmäßig exportieren
- Daten sicher sichern
- Datenintegrität aufrechterhalten
- Daten systematisch organisieren
- Datenexport-Verfahren testen
FAIA-Best-Practices
Vorbereitung
Best Practices:
- Software mit FAIA-Export verwenden
- FAIA-Export regelmäßig testen
- FAIA-Dateien validieren
- FAIA-Dateien organisiert halten
- FAIA-Verfahren dokumentieren
Datenqualität
Best Practices:
- Genaue Buchhaltungsaufzeichnungen aufrechterhalten
- Ordentliche PCN-Konten verwenden
- Alle Transaktionen aufzeichnen
- Konten regelmäßig abstimmen
- Datenvollständigkeit verifizieren
Datenexport/Import-Best-Practices
Export-Verfahren
Best Practices:
- Export-Formate standardisieren
- Exportierte Daten validieren
- Export-Verfahren dokumentieren
- Exporte regelmäßig testen
- Export-Aufzeichnungen aufbewahren
Import-Verfahren
Best Practices:
- Daten vor Import validieren
- Felder sorgfältig mappen
- Mit kleinen Datensätzen testen
- Vor Import sichern
- Nach Import verifizieren
Software-Integrations-Best-Practices
Planung
Best Practices:
- Integrationen sorgfältig planen
- Software-Fähigkeiten bewerten
- Integrationen gründlich testen
- Integrations-Verfahren dokumentieren
- Personal zu Integrationen schulen
Wartung
Best Practices:
- Integrationen regelmäßig überwachen
- Software nach Bedarf aktualisieren
- Nach Updates testen
- Integrations-Dokumentation aufrechterhalten
- Integrations-Leistung überprüfen
Kontinuierliche Compliance
Regelmäßige Überprüfungen
Best Practices:
- Compliance-Verfahren regelmäßig überprüfen
- Verfahren nach Bedarf aktualisieren
- Über Änderungen informiert bleiben
- Personal zu Updates schulen
- Änderungen dokumentieren
Überwachung
Best Practices:
- Compliance-Status überwachen
- Regelmäßig auf Fehler prüfen
- Prüfpfade überprüfen
- Datengenauigkeit verifizieren
- Probleme umgehend angehen
Luxemburg Compliance-Hinweis
Kritische Best Practices:
- Früh beginnen: Compliance von Anfang an implementieren
- Informiert bleiben: Mit regulatorischen Änderungen Schritt halten
- Regelmäßig testen: Compliance-Verfahren regelmäßig testen
- Alles dokumentieren: Umfassende Dokumentation aufrechterhalten
- Personal schulen: Sicherstellen, dass Personal Compliance-Anforderungen versteht
Häufige Fehler zu vermeiden:
- Aufschieben: Warten, bis Compliance obligatorisch ist
- Unzureichende Tests: Verfahren nicht ordnungsgemäß testen
- Schlechte Dokumentation: Verfahren nicht dokumentieren
- Unzureichende Schulung: Personal nicht angemessen schulen
- Updates ignorieren: Nicht aktuell mit Änderungen bleiben