31.3 Digitale Rechnungsformate (UBL, Peppol)
Überblick
Digitale Rechnungsformate bieten standardisierte Strukturen für elektronische Rechnungen. Luxemburg unterstützt mehrere Formate, wobei UBL (Universal Business Language) und Peppol die wichtigsten europäischen Standards sind. Das Verstehen dieser Formate ist für die E-Rechnungsstellung wesentlich.
UBL (Universal Business Language)
Was ist UBL?
UBL ist ein XML-basierter Standard für Geschäftsdokumente, einschließlich Rechnungen. Er bietet eine standardisierte Struktur, die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Ländern sicherstellt.
UBL-Struktur
UBL-Rechnung enthält:
- Kopfzeileninformationen: Rechnungsnummer, Datum, Parteien
- Artikelzeilen: Produkt-/Dienstleistungsdetails, Mengen, Preise
- Steuerinformationen: Umsatzsteuerberechnungen, Steuersummen
- Zahlungsinformationen: Zahlungsbedingungen, Methoden
- Zusätzliche Informationen: Notizen, Referenzen
UBL-Vorteile
Vorteile:
- Standardisierung: Konsistente Struktur zwischen Systemen
- Interoperabilität: Funktioniert mit verschiedenen Software
- Compliance: Erfüllt EU E-Rechnungsanforderungen
- Automatisierung: Ermöglicht automatisierte Verarbeitung
- International: Wird in ganz Europa verwendet
Peppol
Was ist Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein europäisches Netzwerk für E-Rechnungsstellung, ursprünglich für öffentliche Beschaffung entwickelt, aber jetzt für B2B- und B2G-Rechnungsstellung verwendet.
Peppol-Netzwerk
Peppol bietet:
- Netzwerkinfrastruktur: Sicherer Netzwerk für E-Rechnungsaustausch
- Standardformat: Peppol BIS (Business Interoperability Specifications)
- Zugangspunkte: Dienstleister für Netzwerkzugang
- Validierung: Automatische Rechnungsvalidierung
- Lieferung: Sichere Lieferbestätigung
Peppol-Vorteile
Vorteile:
- Netzwerkbasiert: Sichere, zuverlässige Lieferung
- Standardisiert: Konsistentes Format in ganz Europa
- Validiert: Automatische Validierung
- Verfolgt: Lieferbestätigung
- Europäisch: Weit verbreitet in Europa
Formatvergleich
UBL vs. Peppol
| Aspekt | UBL | Peppol |
|---|---|---|
| Typ | Formatstandard | Netzwerk + Format |
| Struktur | XML-basiert | XML-basiert (Peppol BIS) |
| Lieferung | Verschiedene Methoden | Netzwerkbasiert |
| Validierung | Manuell/Software | Automatisch |
| Umfang | Nur Format | Format + Netzwerk |
| Anwendungsfall | Allgemeine E-Rechnungsstellung | B2B/B2G E-Rechnungsstellung |
Formatauswahl
Überlegungen:
- Empfängeranforderungen: Welches Format akzeptiert Empfänger?
- Software-Support: Welche Formate unterstützt Ihre Software?
- Netzwerkzugang: Benötigen Sie Peppol-Netzwerkzugang?
- Automatisierungsbedarf: Wie viel Automatisierung benötigen Sie?
- Kosten: Was sind die Kosten für jede Option?
Umsetzung
UBL-Umsetzung
Schritte:
- UBL-konforme Software wählen
- Rechnungsvorlagen konfigurieren
- UBL XML-Rechnungen generieren
- UBL-Format validieren
- An Empfänger übertragen
Peppol-Umsetzung
Schritte:
- Peppol-Zugangspunktanbieter wählen
- Bei Peppol-Netzwerk registrieren
- Peppol BIS-Format konfigurieren
- Peppol-Rechnungen generieren
- Über Peppol-Netzwerk senden
Software-Support
Buchhaltungssoftware
Die meisten Buchhaltungssoftware unterstützen:
- UBL-Export: Rechnungen im UBL-Format exportieren
- Peppol-Integration: Mit Peppol-Netzwerk verbinden
- Formatkonvertierung: Zwischen Formaten konvertieren
- Validierung: Rechnungsformate validieren
Beliebte Software
Software mit E-Rechnungs-Support:
- Sage BOB: UBL- und Peppol-Support
- Odoo: E-Rechnungsmodule
- SAP: Unternehmens-E-Rechnungsstellung
- Andere Software: Auf E-Rechnungsfähigkeiten prüfen
Luxemburg Compliance-Hinweis
Wichtige Anforderungen:
- Format-Compliance: E-Rechnungen müssen in unterstütztem Format sein
- Empfängerannahme: Empfänger muss gewähltes Format akzeptieren
- Software-Support: Software muss gewähltes Format unterstützen
- Validierung: Rechnungen müssen vor Versand validiert werden
- Speicherung: E-Rechnungen müssen in zugänglichem Format gespeichert werden
Häufige Probleme:
- Formatehler: Rechnungen nicht im korrekten Format
- Software-Limitierungen: Software unterstützt gewähltes Format nicht
- Empfänger-Kompatibilität: Empfänger akzeptiert Format nicht
- Validierungsfehler: Rechnungen bestehen Validierung nicht
- Netzwerkprobleme: Peppol-Netzwerkzugangsprobleme