8.2 Définir et expliquer les contrôles internes et leur objectif au sein d'une organisation

Qu'est-ce que les contrôles internes ?

Les contrôles internes sont des politiques, procédures et pratiques conçues pour :

• Protéger les actifs
• Assurer des registres financiers précis et fiables
• Promouvoir l'efficacité opérationnelle
• Assurer la conformité aux lois et règlements
• Prévenir et détecter la fraude et les erreurs

Objectif des contrôles internes

Objectifs principaux :

1. Protéger les actifs

   • Protéger la trésorerie, l'inventaire, l'équipement
   • Prévenir le vol et l'utilisation abusive
   • Assurer que les actifs sont utilisés à des fins commerciales

2. Assurer la précision

   • Réduire les erreurs dans l'enregistrement des transactions
   • Assurer que les états financiers sont précis
   • Maintenir des registres comptables fiables

3. Promouvoir l'efficacité

   • Rationaliser les opérations
   • Réduire le gaspillage
   • Améliorer la productivité

4. Assurer la conformité

   • Se conformer aux lois et règlements
   • Répondre aux obligations fiscales
   • Suivre les exigences PCN
   • Se conformer aux exigences eCDF et FAIA

5. Prévenir et détecter la fraude

   • Dissuader les comportements frauduleux
   • Détecter la fraude lorsqu'elle se produit
   • Réduire les opportunités de fraude

Types de contrôles internes

Les contrôles internes peuvent être classés comme :

1. Contrôles préventifs : Empêchent les erreurs et la fraude de se produire
2. Contrôles détectifs : Détectent les erreurs et la fraude après qu'elles se sont produites
3. Contrôles correctifs : Corrigent les erreurs et la fraude qui ont été détectées

Contrôles préventifs

Objectif : Arrêter les problèmes avant qu'ils ne se produisent

Exemples :

• Ségrégation des fonctions
• Exigences d'autorisation
• Contrôles physiques (serrures, coffres-forts)
• Contrôles d'accès (mots de passe, clés)
• Documents pré-numérotés
• Processus d'approbation

Exemple : Exiger deux signatures sur les chèques de plus de €1,000 empêche les paiements non autorisés.

Contrôles détectifs

Objectif : Identifier les problèmes après qu'ils se sont produits

Exemples :

• Réconciliation bancaire
• Comptages d'inventaire
• Audits internes
• Rapports d'exception
• Analyse des écarts
• Révision des transactions

Exemple : La réconciliation bancaire mensuelle détecte les écarts entre les registres et le relevé bancaire.

Contrôles correctifs

Objectif : Corriger les problèmes qui ont été détectés

Exemples :

• Procédures de correction d'erreurs
• Actions disciplinaires
• Améliorations du système
• Programmes de formation
• Mises à jour des politiques

Exemple : Lorsque la fraude est détectée, les contrôles correctifs incluent l'enquête, la récupération et les améliorations du système.

Principes du contrôle interne

Principes clés :

1. Établir la responsabilité

   • Attribuer des fonctions spécifiques à des individus spécifiques
   • Tenir les individus responsables
   • Descriptions de poste claires

2. Maintenir des registres adéquats

   • Conserver des registres complets et précis
   • Utiliser des documents pré-numérotés
   • Maintenir une traçabilité

3. Assurer les actifs et garantir les employés clés

   • L'assurance protège contre les pertes
   • La garantie protège contre le vol des employés
   • Important pour les manipulateurs de trésorerie

4. Séparer la tenue de registres de la garde des actifs

   • La personne qui manipule la trésorerie ne devrait pas enregistrer les transactions de trésorerie
   • La personne qui manipule l'inventaire ne devrait pas enregistrer l'inventaire
   • Réduit l'opportunité de fraude

5. Diviser la responsabilité pour les transactions connexes

   • Différentes personnes pour commander, recevoir et payer
   • Différentes personnes pour l'enregistrement et la garde
   • Empêche la collusion

6. Appliquer des contrôles technologiques

   • Mots de passe et contrôles d'accès
   • Contrôles automatisés
   • Validations du système

7. Effectuer des révisions régulières et indépendantes

   • Audits internes
   • Révisions de la direction
   • Audits externes

Limitations des contrôles internes

Aucun système n'est parfait. Les limitations incluent :

• Coût vs. Bénéfice : Les contrôles coûtent de l'argent ; doivent être rentables
• Erreur humaine : Les gens font des erreurs
• Collusion : Les employés travaillant ensemble peuvent contourner les contrôles
• Contournement par la direction : La direction peut contourner les contrôles
• Conditions changeantes : Les contrôles peuvent devenir inadéquats au fil du temps

Note de conformité luxembourgeoise

Au Luxembourg, les entreprises doivent :

• Mettre en œuvre des contrôles internes raisonnables
• Documenter les procédures de contrôle
• Réviser les contrôles régulièrement
• Adapter les contrôles à mesure que l'entreprise grandit
• Les grandes entreprises peuvent avoir des exigences d'audit
• Les contrôles doivent soutenir la conformité (PCN, eCDF, FAIA)

Réfléchir

Pourquoi est-il important de séparer la personne qui manipule la trésorerie de la personne qui enregistre les transactions de trésorerie ? Que pourrait-il se passer si la même personne fait les deux ?

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