8.4 Définir l'objectif et l'utilisation d'un fonds de petite caisse, et préparer les écritures de journal de petite caisse
Qu'est-ce que la petite caisse ?
La petite caisse est une petite somme d'argent conservée en main pour de petites dépenses accessoires qu'il est peu pratique de payer par chèque ou virement électronique.
Objectif :
- Payer rapidement de petites dépenses
- Éviter d'écrire des chèques pour de petits montants
- Commodité pour les achats mineurs
- Dépenses d'urgence
Utilisations typiques :
- Fournitures de bureau
- Affranchissement
- Petites réparations
- Café/rafraîchissements
- Frais de taxi
- Dépenses d'urgence
Établir un fonds de petite caisse
Étapes :
-
Déterminer le montant
- Basé sur les petites dépenses typiques
- Généralement €100-€500 pour les petites entreprises
- Devrait durer 2-4 semaines
-
Nommer un gardien
- Une personne responsable de la petite caisse
- Devrait être digne de confiance
- Ne devrait pas avoir accès à d'autres trésoreries
-
Écrire un chèque
- Écrire un chèque à "Petite Caisse" ou au gardien
- Encairer le chèque
- Placer la trésorerie dans un endroit sécurisé (boîte verrouillée, tiroir)
-
Enregistrer l'établissement
Écriture de journal :
500000 Petite Caisse (Classe 5) €200
510000 Trésorerie (Compte bancaire) €200
Pour établir le fonds de petite caisse
Compte PCN :
- 500000 : Petite Caisse (Classe 5 - Comptes financiers)
Exploitation du fonds de petite caisse
Processus :
-
Le gardien paie les dépenses
- Reçoit une demande de paiement
- Vérifie que la dépense est légitime
- Paie depuis la petite caisse
- Collecte le reçu
-
Maintenir les reçus
- Conserver tous les reçus
- Enregistrer dans le journal de petite caisse
- Le total des reçus devrait égaler la trésorerie déboursée
-
Réapprovisionner le fonds
- Lorsque le fonds est bas (généralement à 20-25% de l'original)
- Totaliser les reçus et la trésorerie restante
- Devrait égaler le montant du fonds original
- Réapprovisionner au montant original
Réapprovisionnement de la petite caisse
Exemple : Fonds de petite caisse de €200
Dépenses payées :
- Fournitures de bureau : €25
- Affranchissement : €15
- Café : €10
- Taxi : €20
- Total des dépenses : €70
Trésorerie restante : €130
Vérification : €70 (dépenses) + €130 (restante) = €200 ✓
Écriture de réapprovisionnement :
619000 Dépenses de fournitures de bureau €25
619000 Dépenses d'affranchissement 15
619000 Dépenses diverses 10
619000 Dépenses de voyage 20
510000 Trésorerie (Compte bancaire) €70
Pour réapprovisionner le fonds de petite caisse
Note : Le compte Petite Caisse n'est PAS débité ou crédité lors du réapprovisionnement. Il reste à €200. Seuls les comptes de dépenses et Trésorerie (Banque) sont affectés.
Journal de petite caisse
Format :
Journal de Petite Caisse
Montant du fonds : €200
Gardien : [Nom]
Date Description Montant Reçu # Solde
────────────────────────────────────────────────────────────
1 nov Solde initial - €200
5 nov Fournitures de bureau €25 R001 €175
8 nov Affranchissement €15 R002 €160
10 nov Café €10 R003 €150
12 nov Taxi €20 R004 €130
15 nov Réapprovisionné €70 - €200
Manque ou excédent de petite caisse
Manque : Trésorerie restante + reçus < montant du fonds
Exemple : Fonds €200, Dépenses €70, Restante €125
- Manque : €5 (€200 - €70 - €125)
Écriture de réapprovisionnement :
619000 Fournitures de bureau €25
619000 Affranchissement 15
619000 Divers 10
619000 Voyage 20
650000 Manque de trésorerie 5
510000 Trésorerie (Banque) €75
Pour réapprovisionner la petite caisse (avec manque de €5)
Excédent : Trésorerie restante + reçus > montant du fonds
Exemple : Fonds €200, Dépenses €70, Restante €135
- Excédent : €5 (€200 - €70 - €135 = -€5, donc +€5 excédent)
Écriture de réapprovisionnement :
619000 Fournitures de bureau €25
619000 Affranchissement 15
619000 Divers 10
619000 Voyage 20
510000 Trésorerie (Banque) €65
720000 Excédent de trésorerie €5
Pour réapprovisionner la petite caisse (avec excédent de €5)
Comptes PCN :
- 650000 : Manque de trésorerie (Classe 6 - Dépense)
- 720000 : Excédent de trésorerie (Classe 7 - Revenu, ou réduire les dépenses)
Contrôles de petite caisse
Contrôles :
-
Nommer un gardien
- Responsabilité claire
- Responsabilisation
-
Exiger des reçus
- Toutes les dépenses doivent avoir des reçus
- Pas de reçu, pas de remboursement
-
Fixer un montant maximum
- Limiter les dépenses individuelles
- Les dépenses plus importantes payées par chèque
-
Réapprovisionnement régulier
- Réapprovisionner selon le calendrier
- Réviser les dépenses régulièrement
-
Comptages surprises
- Compter le fonds de manière inattendue
- Vérifier que les reçus correspondent à la trésorerie
-
Stockage sécurisé
- Boîte ou tiroir verrouillé
- Accès limité
- Contrôle des clés
Note de conformité luxembourgeoise
Pour la petite caisse au Luxembourg :
- Doit être correctement enregistrée
- Doit maintenir les reçus
- Doit être incluse dans les comptes de trésorerie (500000)
- Doit être réconciliée régulièrement
- Doit se conformer aux règlements sur la manipulation de trésorerie
- La TVA sur les dépenses doit être correctement enregistrée
Réfléchir
Pourquoi est-il important d'exiger des reçus pour toutes les dépenses de petite caisse ? Que pourrait-il se passer si les reçus ne sont pas exigés ?