8.4 Zweck und Verwendung eines Portokassenfonds definieren und Portokassen-Journalbuchungen vorbereiten

Was ist Portokasse ?

Portokasse ist ein kleiner Bargeldbetrag, der für kleine, gelegentliche Ausgaben bereitgehalten wird, die unpraktisch per Scheck oder elektronischer Überweisung zu zahlen sind.

Zweck :

• Kleine Ausgaben schnell bezahlen
• Vermeiden, Schecks für kleine Beträge zu schreiben
• Bequemlichkeit für kleinere Einkäufe
• Notausgaben

Typische Verwendungen :

• Büromaterial
• Porto
• Kleine Reparaturen
• Kaffee/Erfrischungen
• Taxifahrten
• Notausgaben

Portokassenfonds einrichten

Schritte :

1. Betrag bestimmen

   • Basierend auf typischen kleinen Ausgaben
   • Normalerweise €100-€500 für kleine Unternehmen
   • Sollte 2-4 Wochen reichen

2. Verwalter ernennen

   • Eine Person verantwortlich für Portokasse
   • Sollte vertrauenswürdig sein
   • Sollte keinen Zugriff auf andere Kasse haben

3. Scheck schreiben

   • Scheck an "Portokasse" oder Verwalter schreiben
   • Scheck einlösen
   • Bargeld an sicherem Ort aufbewahren (verschlossene Box, Schublade)

4. Einrichtung erfassen

Journalbuchung :

500000 Portokasse (Klasse 5)        €200
510000 Kasse (Bankkonto)                     €200
Zur Einrichtung des Portokassenfonds

PCN-Konto :

• 500000 : Portokasse (Klasse 5 - Finanzkonten)

Portokassenfonds betreiben

Prozess :

1. Verwalter zahlt Ausgaben

   • Erhält Zahlungsanfrage
   • Überprüft, dass Ausgabe legitim ist
   • Zahlt aus Portokasse
   • Sammelt Beleg

2. Belege führen

   • Alle Belege aufbewahren
   • In Portokassenbuchung erfassen
   • Gesamtbelege sollten ausgezahlter Kasse entsprechen

3. Fonds auffüllen

   • Wenn Fonds niedrig ist (normalerweise bei 20-25% des Originals)
   • Belege und verbleibende Kasse summieren
   • Sollte ursprünglicher Fondsbetrag entsprechen
   • Auf ursprünglichen Betrag auffüllen

Portokasse auffüllen

Beispiel : Portokassenfonds von €200

Gezahlte Ausgaben :

• Büromaterial : €25
• Porto : €15
• Kaffee : €10
• Taxi : €20
• Gesamtausgaben : €70

Verbleibende Kasse : €130

Überprüfung : €70 (Ausgaben) + €130 (verbleibend) = €200 ✓

Auffüllungsbuchung :

619000 Büromaterialausgaben    €25
619000 Portokosten                 15
619000 Verschiedene Ausgaben       10
619000 Reisekosten                 20
510000 Kasse (Bankkonto)                      €70
Zur Auffüllung des Portokassenfonds

Hinweis : Das Portokassenkonto wird beim Auffüllen NICHT belastet oder gutgeschrieben. Es bleibt bei €200. Nur die Ausgabenkonten und Kasse (Bank) sind betroffen.

Portokassenbuchung

Format :

Portokassenbuchung
Fondsbetrag : €200
Verwalter : [Name]

Datum    Beschreibung          Betrag    Beleg #    Saldo
────────────────────────────────────────────────────────────
1. Nov   Anfangssaldo                -          €200
5. Nov   Büromaterial      €25        B001        €175
8. Nov   Porto              €15        B002        €160
10. Nov  Kaffee             €10        B003        €150
12. Nov  Taxi               €20        B004        €130
15. Nov  Aufgefüllt         €70        -           €200

Portokassenmangel oder -überschuss

Mangel : Verbleibende Kasse + Belege < Fondsbetrag

Beispiel : Fonds €200, Ausgaben €70, Verbleibend €125

• Mangel : €5 (€200 - €70 - €125)

Auffüllungsbuchung :

619000 Büromaterial        €25
619000 Porto                 15
619000 Verschiedenes           10
619000 Reise                  20
650000 Kassenmangel             5
510000 Kasse (Bank)                          €75
Zur Auffüllung der Portokasse (mit €5 Mangel)

Überschuss : Verbleibende Kasse + Belege > Fondsbetrag

Beispiel : Fonds €200, Ausgaben €70, Verbleibend €135

• Überschuss : €5 (€200 - €70 - €135 = -€5, also +€5 Überschuss)

Auffüllungsbuchung :

619000 Büromaterial        €25
619000 Porto                 15
619000 Verschiedenes           10
619000 Reise                  20
510000 Kasse (Bank)                          €65
720000 Kassenüberschuss                          €5
Zur Auffüllung der Portokasse (mit €5 Überschuss)

PCN-Konten :

• 650000 : Kassenmangel (Klasse 6 - Ausgabe)
• 720000 : Kassenüberschuss (Klasse 7 - Einnahme, oder Ausgaben reduzieren)

Portokassenkontrollen

Kontrollen :

1. Einen Verwalter ernennen

   • Klare Verantwortung
   • Rechenschaftspflicht

2. Belege verlangen

   • Alle Ausgaben müssen Belege haben
   • Kein Beleg, keine Erstattung

3. Höchstbetrag festlegen

   • Einzelausgaben begrenzen
   • Größere Ausgaben per Scheck zahlen

4. Regelmäßige Auffüllung

   • Nach Zeitplan auffüllen
   • Ausgaben regelmäßig überprüfen

5. Überraschungszählungen

   • Fonds unerwartet zählen
   • Überprüfen, dass Belege mit Kasse übereinstimmen

6. Sichere Aufbewahrung

   • Verschlossene Box oder Schublade
   • Begrenzter Zugriff
   • Schlüsselkontrolle

Luxemburgische Compliance-Hinweis

Für Portokasse in Luxemburg :

• Muss ordnungsgemäß erfasst werden
• Muss Belege führen
• Muss in Kassenkonten (500000) enthalten sein
• Muss regelmäßig abgestimmt werden
• Muss Kassenhandhabungsvorschriften einhalten
• MwSt auf Ausgaben muss ordnungsgemäß erfasst werden

Nachdenken

Warum ist es wichtig, Belege für alle Portokassenausgaben zu verlangen ? Was könnte passieren, wenn keine Belege verlangt werden ?

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