8.3 Interne Kontrollen innerhalb einer Organisation beschreiben
Rahmen für interne Kontrolle
Interne Kontrollen sollten für alle Bereiche des Unternehmens entwickelt werden. Lassen Sie uns Kontrollen für Schlüsselbereiche untersuchen :
Kassenkontrollen
Kasseneingangskontrollen :
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Vornummerierte Belege verwenden
- Alle Bareinnahmen erfasst
- Fehlende Belege deuten auf Probleme hin
- Sequenz kann überprüft werden
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Sofortige Erfassung
- Kasse sofort bei Erhalt erfassen
- Nicht zulassen, dass sich Kasse ansammelt
- Tägliche Einzahlungen
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Aufgabentrennung
- Person, die Kasse erhält, erfasst sie nicht
- Person, die erfasst, hat keinen Zugriff auf Kasse
- Andere Person führt Abstimmung durch
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Tägliche Kassenzählungen
- Kasse am Ende des Tages zählen
- Mit Aufzeichnungen vergleichen
- Diskrepanzen untersuchen
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Bankeinzahlungen
- Kasse täglich einzahlen
- Bareinnahmen nicht für Zahlungen verwenden
- Schecks oder elektronische Zahlungen verwenden
Kassenausgangskontrollen :
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Autorisierung
- Genehmigung für Zahlungen erforderlich
- Verschiedene Genehmigungsebenen für verschiedene Beträge
- Rechnungen vor Zahlung überprüfen
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Scheckkontrollen
- Vornummerierte Schecks
- Zwei Unterschriften für große Beträge erforderlich
- Scheckzeichner begrenzen
- Leere Schecks sichern
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Elektronische Zahlungskontrollen
- Autorisierung erforderlich
- Doppelte Genehmigung verwenden
- Transaktionen überwachen
- Sicheren Zugriff
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Lieferantenüberprüfung
- Überprüfen, dass Lieferant existiert
- Überprüfen, dass Waren/Dienstleistungen erhalten wurden
- Rechnungen mit Bestellungen abgleichen
Inventarkontrollen
Inventarempfangskontrollen :
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Empfangsberichte
- Alle erhaltenen Inventare dokumentieren
- Mengen überprüfen
- Auf Schäden prüfen
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Aufgabentrennung
- Person, die empfängt, erfasst nicht
- Person, die erfasst, hat keinen Zugriff
- Andere Person zahlt
Inventarlagerkontrollen :
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Physische Sicherheit
- Verschlossene Lagerbereiche
- Begrenzter Zugriff
- Sicherheitskameras
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Inventaraufzeichnungen
- Genaue Aufzeichnungen führen
- Perpetuelles System verwenden
- Regelmäßige Zählungen
Inventarausgabekontrollen :
- Autorisierung
- Autorisierung für Entnahme erforderlich
- Alle Entnahmen dokumentieren
- Verwendung verfolgen
Forderungskontrollen
Kreditverkaufskontrollen :
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Kreditgenehmigung
- Kreditwürdigkeit überprüfen
- Kreditlimits festlegen
- Ausstehende Salden überwachen
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Rechnungskontrollen
- Vornummerierte Rechnungen
- Preise und Bedingungen überprüfen
- Prompt senden
Inkassokontrollen :
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Altersberichte
- Überfällige Konten überwachen
- Überfällige Konten nachverfolgen
- Uneinbringliche Konten abschreiben
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Inkassoverfahren
- Systematische Nachverfolgung
- Inkassobemühungen dokumentieren
- Rechtliche Schritte bei Bedarf
Verbindlichkeitskontrollen
Einkaufskontrollen :
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Bestellungen
- Bestellungen erforderlich
- Einkäufe autorisieren
- Empfang überprüfen
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Rechnungsüberprüfung
- Rechnung mit Bestellung abgleichen
- Empfang von Waren/Dienstleistungen überprüfen
- Preise und Berechnungen überprüfen
Zahlungskontrollen :
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Zahlungsautorisierung
- Genehmigung erforderlich
- Vor Zahlung überprüfen
- Rechtzeitig zahlen (Rabatte nutzen)
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Lieferantenverwaltung
- Lieferantenliste führen
- Lieferanteninformationen überprüfen
- Lieferantenleistung überwachen
Luxemburgspezifische Kontrollen
MwSt-Kontrollen :
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MwSt-Satz-Überprüfung
- Überprüfen, dass korrekter MwSt-Satz angewendet wurde
- MwSt nach Satz verfolgen
- MwSt-Konten abstimmen
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MwSt-Erklärungskontrollen
- Vor Einreichung überprüfen
- Berechnungen überprüfen
- Dokumentation führen
eCDF/FAIA-Kontrollen :
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Datenintegrität
- Datengenauigkeit überprüfen
- Exporte testen
- Backups führen
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Einreichungskontrollen
- Rechtzeitig einreichen
- Einreichungen überprüfen
- Bestätigungen aufbewahren
Kontrollen für kleine Unternehmen
Herausforderungen für kleine Unternehmen :
- Begrenztes Personal (schwer, Aufgaben zu trennen)
- Begrenzte Ressourcen
- Eigentümerbeteiligung an Betriebsabläufen
Lösungen :
- Eigentümer überprüft Schlüsseltransaktionen
- Technologie verwenden (automatisierte Kontrollen)
- Externe Überprüfungen (Buchhalter, Prüfer)
- Aufgaben rotieren, wenn möglich
- Vornummerierte Dokumente verwenden
- Regelmäßige Abstimmungen
Luxemburgische Compliance-Hinweis
Luxemburgische Unternehmen müssen Kontrollen implementieren, die ihrer Größe und Komplexität entsprechen :
- Kleine Unternehmen : Grundlegende Kontrollen, Eigentümeraufsicht
- Mittlere Unternehmen : Formellere Kontrollen, einige Aufgabentrennung
- Große Unternehmen : Umfassendes Kontrollrahmenwerk, interne Prüfung
Kontrollen müssen unterstützen :
- PCN-Compliance
- MwSt-Compliance
- eCDF-Einreichung
- FAIA-Export
- Genauigkeit der Jahresabschlüsse
Nachdenken
Ein kleines Unternehmen hat nur drei Mitarbeiter. Wie kann es trotz begrenztem Personal effektive interne Kontrollen implementieren ? Welche Kontrollen sind am wichtigsten ?