3.6 Préparer une balance
Qu'est-ce qu'une balance ?
Une balance est une liste de tous les comptes et leurs soldes à un moment donné. Elle vérifie que le total des débits égale le total des crédits.
Objectif :
- Vérifier l'exactitude mathématique
- Identifier les erreurs de report
- Préparer les états financiers
- Étape requise dans le cycle comptable
Format de la balance
Format standard :
Nom de l'entreprise
Balance
Date
Compte Débit Crédit
─────────────────────────────────────────────────
[Nom du compte (Numéro)] €X,XXX
[Nom du compte (Numéro)] €X,XXX
...
─────────────────────────────────────────────────
Totaux €XX,XXX €XX,XXX
Préparation d'une balance
Étapes :
- Lister tous les comptes qui ont des soldes
- Entrer les soldes débiteurs dans la colonne Débit
- Entrer les soldes créditeurs dans la colonne Crédit
- Totaliser les deux colonnes
- Vérifier que les totaux sont égaux
Exemple : Balance complète
En utilisant les transactions de la section 3.5, préparons une balance :
Tous les comptes avec soldes :
Actifs (Soldes débiteurs) :
- Trésorerie (510000) : €5,290
- Équipement (223000) : €13,000
- Stocks (321000) : €3,000
- Créances clients (410000) : €1,755
- TVA récupérable (431000) : €850
Passifs (Soldes créditeurs) :
- Fournisseurs (400000) : €1,000
- TVA à payer (430000) : €595 (€340 + €255)
- Billets à payer (120000) : €10,000 (de la Transaction 1, Section 3.4)
Capitaux Propres (Soldes créditeurs) :
- Capital Social (101000) : €20,000
Produits (Soldes créditeurs) :
- Produits de services (701000) : €2,000
- Chiffre d'affaires (700000) : €1,500
Charges (Soldes débiteurs) :
- Loyer (612000) : €1,200
Balance :
Le Petit Bistro
Balance
30 novembre 2024
Compte Débit Crédit
─────────────────────────────────────────────────
ACTIFS
510000 Trésorerie €5,290
410000 Créances clients 1,755
321000 Stocks 3,000
223000 Équipement 13,000
431000 TVA récupérable 850
───────
Total Actifs €24,895
PASSIFS
400000 Fournisseurs €1,000
430000 TVA à payer 595
120000 Billets à payer 10,000
───────
Total Passifs €11,595
CAPITAUX PROPRES
101000 Capital Social €20,000
PRODUITS
700000 Chiffre d'affaires €1,500
701000 Produits de services 2,000
───────
Total Produits €3,500
CHARGES
612000 Loyer €1,200
───────
Total Charges €1,200
─────────────────────────────────────────────────
TOTAUX €26,095 €26,095
Vérification : Total Débits (€26,095) = Total Crédits (€26,095) ✓
Ce qu'une balance prouve et ne prouve pas
Une balance prouve :
- L'exactitude mathématique (débits = crédits)
- Toutes les transactions ont été reportées
- Aucune erreur d'écriture unique
Une balance ne prouve PAS :
- Toutes les transactions ont été enregistrées
- Les transactions ont été enregistrées correctement
- Les transactions ont été enregistrées dans les bons comptes
- Aucune erreur compensatoire (erreurs qui s'annulent mutuellement)
Erreurs courantes non détectées par la balance
- Transactions omises : Transaction non enregistrée du tout
- Mauvais compte : Transaction enregistrée dans le mauvais compte
- Erreurs compensatoires : Deux erreurs qui s'annulent mutuellement
- Erreurs d'entrée originale : Montant incorrect dans l'écriture comptable (mais les débits égalent toujours les crédits)
Correction des erreurs
Si la balance n'est pas équilibrée :
- Vérifier l'addition des colonnes de la balance
- Vérifier les soldes des comptes dans le grand livre
- Vérifier le report du journal au grand livre
- Vérifier les écritures comptables (débits = crédits)
- Examiner les documents sources
Note de conformité Luxembourg
Au Luxembourg, les entreprises doivent préparer des balances :
- Au moins mensuellement (pour la gestion)
- En fin de période (pour les états financiers)
- Avant le dépôt des comptes annuels
- À des fins d'audit
Les balances doivent :
- Utiliser les classifications de comptes PCN
- Inclure les numéros de comptes
- Être conservées pendant 10 ans
- Soutenir la préparation des états financiers
Réfléchissez-y
Une balance montre un total de débits de 50 000 € et un total de crédits de 49 500 €. Quelles étapes prendriez-vous pour trouver et corriger l'erreur ?