3.3 Erste Schritte im Buchhaltungszyklus definieren und beschreiben

Überblick über den Buchhaltungszyklus

Der Buchhaltungszyklus ist der Prozess der Erfassung, Klassifizierung und Zusammenfassung von Geschäftstransaktionen zur Erstellung von Finanzberichten. In Luxemburg muss dieser Zyklus PCN-Standards und rechtliche Anforderungen befolgen.

Der vollständige Buchhaltungszyklus umfasst:

1. Transaktionen identifizieren
2. Transaktionen im Journal buchen
3. Auf Konten übertragen
4. Saldenliste erstellen
5. Abschlussbuchungen vornehmen
6. Angepasste Saldenliste erstellen
7. Finanzberichte erstellen
8. Temporäre Konten abschließen
9. Saldenliste nach Abschluss erstellen

In diesem Kapitel konzentrieren wir uns auf Schritte 1-4. Schritte 5-9 werden in den Kapiteln 4 und 5 behandelt.

Schritt 1: Transaktionen identifizieren

Zweck: Bestimmen, welche wirtschaftlichen Ereignisse im Buchhaltungssystem erfasst werden sollen.

Kriterien für die Erfassung:

• Muss eine Geschäftstransaktion sein (betrifft die Geschäftseinheit)
• Muss in Geldbeträgen (Euro) messbar sein
• Muss Vermögen, Verbindlichkeiten oder Eigenkapital betreffen

Beispiele für zu buchende Transaktionen:

• Verkäufe an Kunden
• Käufe von Lieferanten
• Zahlung von Aufwendungen
• Erhalt von Bargeld
• Geld leihen
• Eigentümerinvestitionen

Beispiele für NICHT zu buchende Ereignisse:

• Einstellung eines Mitarbeiters (noch keine Geldtransaktion)
• Erhalt eines Angebots (noch keine Verpflichtung)
• Marktwertänderungen (bis zur Realisierung)

Luxemburgische Anforderung: Alle Geschäftstransaktionen müssen durch Belege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) belegt und 10 Jahre aufbewahrt werden.

Schritt 2: Transaktionen analysieren

Zweck: Bestimmen, welche Konten betroffen sind und wie (Soll oder Haben).

Prozess:

1. Betroffene Konten identifizieren
2. Kontotyp bestimmen (Vermögen, Verbindlichkeit, Eigenkapital, Ertrag, Aufwand)
3. Bestimmen, ob Konto erhöht oder verringert wird
4. Soll/Haben-Regeln anwenden
5. Überprüfen, dass Gleichung ausgeglichen ist

Beispielanalyse:

Transaktion: Restaurant verkauft 500 € Essen gegen Bargeld.

Analyse:

1. Betroffene Konten: Kasse, Umsatzerlöse
2. Kasse = Vermögen (erhöht = Soll)
3. Umsatzerlöse = Ertrag (erhöht = Haben)
4. Soll Kasse 500 €, Haben Umsatzerlöse 500 €
5. Gleichung: Vermögen erhöht sich, Eigenkapital (über Erträge) erhöht sich ✓

PCN-Konten:

• Soll: 510000 Kasse (Klasse 5)
• Haben: 701000 Umsatzerlöse (Klasse 7)

Schritt 3: Transaktionen im Journal buchen

Zweck: Transaktionen chronologisch in einem Journal (Erstbuchungsbuch) erfassen.

Journalformat:

• Datum
• Kontonamen und -nummern
• Sollbeträge
• Habenbeträge
• Beschreibung/Erklärung

Beispielbuchungssatz:

Datum: 2024-11-19

Konto                          Soll      Haben
─────────────────────────────────────────────────
510000 Kasse                    €500
701000 Umsatzerlöse                         €500
Zur Erfassung des Barverkaufs von Essen

Luxemburgische Praxis: Buchungssätze sollten PCN-Kontonummern enthalten für ordentliche Klassifizierung und Einhaltung.

Schritt 4: Auf Konten übertragen

Zweck: Buchungssätze auf einzelne Konten übertragen (Endbuchungsbuch).

Kontenformat (T-Konto):

Kontoname (Kontonummer)
─────────────────────────────
        Soll        Haben
─────────────────────────────

Übertragungsprozess:

1. Konto im Hauptbuch finden
2. Datum eingeben
3. Betrag auf der entsprechenden Seite eingeben (Soll oder Haben)
4. Referenz eingeben (Journalseitennummer)
5. Neuen Saldo berechnen

Beispielübertragung:

Buchungssatz:

510000 Kasse                    €500
701000 Umsatzerlöse                    €500

Auf Konten übertragen:

Kasse (510000)
─────────────────────────────
19. Nov  J1    €500    │
─────────────────────────────
Saldo  €500

Umsatzerlöse (701000)
─────────────────────────────
        │  19. Nov  J1    €500
─────────────────────────────
        │  Saldo  €500

Luxemburgische Einhaltungsnotiz

In Luxemburg müssen Unternehmen führen:

• Journal (Journal): Chronologische Aufzeichnung aller Transaktionen
• Hauptbuch (Grand Livre): Alle Konten mit ihren Salden
• Nebenbücher (Sous-Livres): Detaillierte Konten (z.B. einzelne Kundenkonten)

Alle müssen PCN-Klassifikationen befolgen und 10 Jahre aufbewahrt werden.

Denken Sie nach

Warum ist es wichtig, Transaktionen in einem Journal zu buchen, bevor sie auf Konten übertragen werden? Was würde passieren, wenn Transaktionen direkt auf Konten übertragen würden, ohne Buchungssätze?

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