Zum Hauptinhalt springen

30.7 Dokumentenaufbewahrung: 10-Jahres-Anforderung

Überblick​

Luxemburg hat strenge Dokumentenaufbewahrungsanforderungen für Buchhaltungs- und Geschäftsaufzeichnungen. Unternehmen müssen Dokumente 10 Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sie sich beziehen, aufbewahren. Diese Anforderung gilt für alle Buchhaltungsaufzeichnungen, unterstützende Dokumente und Jahresabschlüsse.

Rechtsgrundlage​

Rechnungslegungsgesetz-Anforderungen​

Artikel 8 des Rechnungslegungsgesetzes verlangt von Unternehmen:

  • Buchhaltungsaufzeichnungen 10 Jahre lang aufzubewahren
  • Unterstützende Dokumente zu führen
  • Jahresabschlüsse aufzubewahren
  • Prüfungsberichte aufzubewahren (falls zutreffend)

Handelsgesetzbuch-Anforderungen​

Das Handelsgesetzbuch verlangt auch die Aufbewahrung von:

  • Geschäftskorrespondenz
  • Handelsdokumenten
  • Verträgen und Vereinbarungen
  • Anderen Geschäftsaufzeichnungen

Der Aufbewahrung unterliegende Dokumente​

Buchhaltungsaufzeichnungen​

Muss aufbewahren:

  • Hauptbuch
  • Buchungszeilen
  • Kontenplan
  • Saldenlisten
  • Jahresabschlüsse (Jahresabschlüsse)
  • Unterstützende Tabellen

Unterstützende Dokumente​

Muss aufbewahren:

  • Rechnungen (Verkäufe und Käufe)
  • Belege
  • Kontoauszüge
  • Verträge
  • Vereinbarungen
  • Korrespondenz bezüglich Buchhaltung
  • Steuererklärungen und unterstützende Dokumente

Jahresabschlüsse​

Muss aufbewahren:

  • Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhänge)
  • Prüfungsberichte
  • Geschäftsberichte
  • Zwischenabschlüsse
  • Vorherige Versionen (falls geändert)

Aufbewahrungsfrist​

10-Jahres-Regel​

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich die Dokumente beziehen.

Beispiel:

  • Geschäftsjahr endet am 31. Dezember 2024
  • Dokumente müssen bis 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden

Startpunkt​

Aufbewahrung beginnt ab:

  • Ende des Geschäftsjahres (nicht Erstellungsdatum des Dokuments)
  • Für Jahresabschlüsse: Ende des Geschäftsjahres
  • Für unterstützende Dokumente: Ende des Geschäftsjahres, auf das sie sich beziehen

Aufbewahrungsanforderungen​

Physische Aufbewahrung​

Physische Dokumente:

  • Müssen sicher aufbewahrt werden
  • Müssen vor Schäden geschützt werden
  • Müssen bei Bedarf zugänglich sein
  • Müssen für einfache Wiederherstellung organisiert sein

Elektronische Aufbewahrung​

Elektronische Dokumente:

  • Müssen in lesbarem Format aufbewahrt werden
  • Müssen regelmäßig gesichert werden
  • Müssen vor Verlust geschützt werden
  • Müssen bei Bedarf zugänglich sein
  • Müssen ursprüngliches Format beibehalten

Digitale Erhaltung​

Beste Praktiken:

  • Regelmäßige Backups
  • Mehrere Speicherorte
  • Formatmigration bei Bedarf
  • Zugriffskontrollen
  • Notfallwiederherstellungspläne

Zugriff und Wiederherstellung​

Zugänglichkeit​

Dokumente müssen sein:

  • Zugänglich, wenn angefordert
  • Verfügbar für Prüfungen
  • Innerhalb angemessener Zeit wiederherstellbar
  • In lesbarem Format
  • Ordnungsgemäß organisiert

Wiederherstellungsanforderungen​

Wenn angefordert:

  • Muss Dokumente bereitstellen können
  • Muss auf historische Aufzeichnungen zugreifen können
  • Muss Compliance nachweisen können
  • Muss Prüfungsanfragen unterstützen können

Compliance und Strafen​

Nichteinhaltung​

Versäumnis, Dokumente aufzubewahren:

  • Kann zu Strafen führen
  • Kann Prüfungen erschweren
  • Kann rechtliche Probleme verursachen
  • Kann Steuer-Compliance beeinträchtigen

Strafen​

Mögliche Strafen:

  • Geldstrafen für Nichteinhaltung
  • Zusätzliche Steuerfestsetzungen, wenn Dokumente nicht verfügbar
  • Rechtliche Konsequenzen
  • Geschäftskomplikationen

Luxemburg Compliance-Hinweis​

Kritische Anforderungen:

  • 10-Jahres-Aufbewahrung: Alle Buchhaltungsdokumente müssen 10 Jahre aufbewahrt werden
  • Sichere Aufbewahrung: Dokumente müssen sicher aufbewahrt werden
  • Zugänglichkeit: Dokumente müssen bei Bedarf zugänglich sein
  • Format-Erhaltung: Elektronische Dokumente müssen lesbar bleiben
  • Organisation: Dokumente müssen für Wiederherstellung organisiert sein

Beste Praktiken:

  • Digitale Aufbewahrung: Digitale Aufbewahrung für Effizienz in Betracht ziehen
  • Backup-Systeme: Regelmäßige Backup-Verfahren implementieren
  • Organisation: Organisiertes Ablagesystem aufrechterhalten
  • Zugriffskontrollen: Ordnungsgemäße Zugriffskontrollen implementieren
  • Dokumentation: Aufbewahrungsverfahren dokumentieren

Häufige Probleme:

  • Unzureichende Aufbewahrung: Dokumente nicht für volle 10 Jahre aufbewahren
  • Aufbewahrungsprobleme: Dokumente beschädigt oder verloren
  • Formatprobleme: Elektronische Dokumente nicht mehr lesbar
  • Organisationsprobleme: Unfähigkeit, Dokumente bei Bedarf wiederherzustellen
  • Backup-Fehler: Elektronische Dokumente aufgrund fehlender Backups verloren